Zarządzenie Nr 13 / 2006
Rektora Uniwersytetu Medycznego w Łodzi
z dnia 1 marca 2006r.

W sprawie: zasad wypłaty i rozliczeń pobranych zaliczek gotówkowych z kasy Uniwersytetu Medycznego

1. Druk - "wniosek o zaliczkę" sporządzany jest przez pracownika wnioskującego o zaliczkę w jednym egzemplarzu.
   Kolejność czynności wykonywanych w związku z realizacją wniosku o zaliczkę jest następująca:
• wypełnienie wniosku przez pracownika,
• akceptacja wniosku przez bezpośredniego przełożonego,
• zatwierdzenie wniosku przez osoby upoważnione (Kanclerza, Z-cy Kanclerza, Kwestora, Z-cy Kwestora),
• podanie z jakich środków będą pokryte zrealizowane zakupy,
• złożenie wniosku w Dziale Finansowym,
• wypłata zaliczki w ustalonym terminie.
Wniosek o zaliczkę sporządza wnioskujący o wypłatę określonej sumy pieniężnej w celu dokonania zakupu gotówkowego.
Zaliczka nie powinna być zatwierdzona, jeżeli występujący o zaliczkę nie rozliczył się z poprzedniej. Termin rozliczenia pobranej zaliczki następuje w ciągu 14 dniach roboczych od daty podjęcia gotówki czekiem. Dla zapewnienia możliwości wyegzekwowania pobranej przez pracownika kwoty, na druku wniosku o zaliczkę zawarta jest klauzula upoważniająca do potrącenia kwoty nierozliczonej w terminie zaliczki, z najbliższej wypłaty pracownika.
Dowód "rozliczenie zaliczki" sporządzany jest przez pracownika, który wcześniej pobrał zaliczkę, w jednym egzemplarzu i służy do udokumentowania rozliczenia pobranej przez niego zaliczki.

Kolejność czynności wykonywanych w związku ze złożeniem rozliczenia zaliczki:
• wpisanie na drugiej stronie dokumentu wszystkich dowodów źródłowych opłaconych przez niego, zarówno przy wykorzystaniu środków pieniężnych pochodzących z zaliczki, jak i z jego środków własnych,
• wpisanie symboli wszystkich dowodów źródłowych i wyliczenie kwoty dopłaty bądź zwrotu,
• akceptacja rozliczenia pod względem merytorycznym przez bezpośredniego przełożonego
• zatwierdzenie przez kierownika jednostki (Kwestor i Kanclerz).
  
  
2. Zaliczka z tytułu "polecenie wyjazdu służbowego" winna zawierać:
• akceptację kierownika jednostki,
• wskazanie z jakich środków nastąpią wydatki
Po powrocie z delegacji pracownik w ciągu 14 dni winien rozliczyć się z pobranych środków pieniężnych, przedkładając do rozliczenia dokumenty (rachunki), rozliczenie ilości diet oraz wydatków objętych ryczałtem.


3. Zaliczki z tytułu zagranicznych podróży służbowych winny być:
• zaakceptowane przez kierownika jednostki, ze wskazaniem z jakich środków nastąpią wydatki.
Wniosek winien być podpisany pod względem merytorycznym i złożony w Dziale Finansowym. Osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest odebrać dewizy z kasy przed wyjazdem służbowym.
Rozliczenie pobranych dewiz winno nastąpić niezwłocznie po przyjeździe, najpóźniej w ciągu 14 dni roboczych.
Wszystkie zaliczki gotówkowe pobrane z kasy Uniwersytetu Medycznego winny być rozliczane zgodnie z podanymi terminami. W przypadku nieterminowego rozliczania zaliczek stosowane będą kary zgodnie z Kodeksem Pracy.

REKTOR
Uniwersytetu Medycznego w Łodzi

Prof. dr hab. n.med. Andrzej Lewiński